Diccionario SAP Business One

 

¿Alguna vez has escuchado a tu consultor decir “flujo de documentos” y has asentido como si supieras de qué hablaba pero en realidad no tenías ni idea? Tranquilo, no eres el único.

Este diccionario está pensado para que, la próxima vez, no pongas cara de póker.

Aquí tienes los términos de SAP Business One explicados sin jerga marciana, para que entiendas el sistema, sueltes un “ah, vale” con seguridad y hasta quedes como el listo de la reunión.

A

Abono (Nota de crédito): Documento que anula o corrige total o parcialmente una factura emitida o recibida.

Add-on: Módulo adicional que amplía la funcionalidad estándar de SAP Business One.

Alerta: Notificación automática que informa de eventos o condiciones predefinidas (vencimientos, cambios de estado…).

Almacén: Ubicación física o lógica donde se almacenan artículos. Se pueden gestionar múltiples almacenes.

Aprobación: Proceso de validación de documentos que requiere la intervención de usuarios autorizados antes de continuar.

Artículo: Producto o servicio registrado en SAP B1 que puede comprarse, venderse o almacenarse.

Asiento contable: Registro individual que refleja un movimiento económico en la contabilidad.

B

B1if (Integration Framework): Herramienta para crear integraciones entre SAP B1 y otros sistemas mediante flujos configurables.

Bancos: Permite registrar cobros y pagos, emitir cheques, gestionar extractos y realizar conciliaciones bancarias.

Base de datos: Estructura donde se almacena toda la información de SAP B1, ya sea en SQL Server o en HANA.

Business Partner → Interlocutor comercial: Entidad con la que se tiene una relación comercial: cliente, proveedor o lead.

C

Campos definidos por el usuario (UDF): Campos personalizados que amplían la información disponible en formularios estándar.

Campo de sistema: Campo nativo de SAP que viene predefinido y no puede modificarse directamente.

Centro de mensajes: Zona del sistema donde se reciben alertas, recordatorios y notificaciones automáticas.

Ciclo de compras: Secuencia de operaciones desde la solicitud de compra hasta la factura del proveedor.

Ciclo de ventas: Proceso completo desde la oferta al cliente hasta la facturación y el cobro.

Cliente Web SAP Business One (Web Client): Versión web moderna y simplificada del cliente SAP B1, accesible desde navegador.

Código de error: Número o mensaje técnico que identifica un fallo ocurrido durante una operación.

Conciliación bancaria: Proceso de comparación entre los movimientos contables y el extracto bancario real.

Conexión remota: Acceso al sistema SAP B1 desde fuera de la red local, normalmente mediante terminal server o navegador.

Consultas vinculadas: Consultas SQL que rellenan campos automáticamente según reglas definidas.

Contabilizaciones automáticas: Asientos contables que SAP Business One genera de forma automática como resultado de una operación del sistema.

Contabilizaciones periódicas: Mecanismo que permite registrar automáticamente asientos contables de forma recurrente.

Crystal Reports: Herramienta para diseñar informes personalizados y layouts de impresión en SAP Business One.

Cuenta contable: Elemento del plan de cuentas donde se registran los movimientos económicos.

D

Descuento por línea / por documento: Reducción del precio aplicada a nivel de línea o al total de un documento.

Desviación: Diferencia entre valores planificados y valores reales (costes, fechas, cantidades…).

Diagrama de flujo: Vista gráfica que permite navegar visualmente entre los documentos relacionados de un proceso.

Diario: Registro cronológico de los asientos contables introducidos en el sistema.

Dirección de envío / de facturación: Direcciones asociadas a un socio de negocios utilizadas para entregas o facturación.

Documento de marketing: Documento comercial como ofertas, pedidos, entregas o facturas, que representan operaciones de negocio.

E

Entrada de mercancías: Documento de entrada de stock (compras). Suele venir de un pedido de compra.

Entrega: Documento de salida de stock (ventas). Actualiza inventario y puede generarse desde un pedido.

Escenarios de autorización: Configuraciones que determinan cuándo un documento necesita ser aprobado y por quién.

Esquema de numeración: Reglas que definen cómo se generan los números de los documentos (por año, serie, etc.).

Existencias (Stock): Unidades disponibles por artículo y almacén; puede gestionarse por lotes y números de serie.

Exportación de datos: Función para extraer información de SAP B1 en formatos como Excel o PDF.

F

Factura de clientes: Documento de ventas que registra el ingreso y el IVA correspondiente. Puede basarse en Entregas/Pedidos.

Factura de proveedores: Documento de compras que registra el gasto y el IVA soportado.

Factura electrónica: Documento digital estructurado que cumple requisitos legales para facturación y firma electrónica.

Fecha contable / de contabilización: Fecha en la que una transacción impacta en la contabilidad. Determina el periodo contable correspondiente.

Fecha del documento: Fecha visible en el encabezado del documento, generalmente coincide con la fecha de emisión.

Fecha de entrega: Fecha en la que se espera realizar la entrega de los bienes o servicios reflejados en un documento.

Fecha de vencimiento: Fecha límite para el cobro o pago de un documento financiero según la condición de pago establecida.

Fecha valor: Fecha que refleja el efecto financiero real de una operación, utilizada habitualmente en transacciones bancarias.

Finanzas: Incluye el plan contable, asientos, balances, libro mayor, impuestos y todo lo relacionado con la contabilidad.

G

Gestión de proyectos: Organiza y supervisa transacciones y actividades asociadas a proyectos para su seguimiento financiero.

Gestión de servicios: Controla contratos de servicio, llamadas de soporte técnico y resolución de incidencias.

Grupo de artículos: Categoría para agrupar artículos con características comunes.

Grupo de socios de negocio: Segmento al que pertenece un cliente o proveedor, útil para análisis y precios.

H

HANA: Plataforma in-memory de SAP usada por SAP Business One para alto rendimiento.

I

ID de objeto (Object Type): Identificador técnico único que corresponde a cada tipo de documento o entidad en SAP B1.

Importación mediante plantilla: Proceso para cargar datos a SAP B1 utilizando hojas Excel estructuradas con formato específico.

Indicadores de actividad: Clasificaciones que permiten segmentar socios o artículos según criterios internos.

Indicadores clave de rendimiento (KPI): Métricas utilizadas para medir el rendimiento de procesos clave dentro de la empresa.

Informes: Módulo transversal que proporciona informes financieros, de ventas, compras, stock y más.

Instancia: Cada entorno independiente de SAP B1, como producción, pruebas o formación.

Integración Outlook: Funcionalidad que conecta SAP B1 con Microsoft Outlook para sincronizar correos, citas y tareas.

Interlocutor comercial: Persona de contacto dentro de un cliente o proveedor, como el responsable de compras o facturación.

Inventario: Controla existencias, ubicaciones, movimientos de stock, ajustes de inventario y valoración.

L

Layout / Layout de impresión: Diseño de visualización o impresión de documentos. Puede personalizarse según necesidades.

Licencia de usuario: Tipo de acceso asignado a un usuario que determina las funcionalidades disponibles.

Licencia indirecta: Acceso a SAP B1 a través de otra aplicación conectada por API o integración.

Lista de materiales (BOM): Estructura que define los componentes necesarios para fabricar un producto final.

Listas de precios: Tabla que define los precios aplicables a artículos y servicios. Asociada a los socios de negocio.

Log de modificaciones: Registro interno que documenta eventos técnicos y acciones del sistema.

Lotes / Números de serie: Identificadores únicos usados para controlar la trazabilidad de artículos.

M

Margen bruto: Diferencia entre el precio de venta y el coste del producto o servicio vendido.

Moneda local: Moneda en la que la empresa lleva su contabilidad principal.

Movimiento de stock: Cualquier cambio en la cantidad disponible de un artículo: entrada, salida, traslado o ajuste.

N

Número de referencia: Código externo que se usa para identificar un documento en relación con un tercero (cliente, proveedor…).

Números de serie / de lote: Identificadores únicos usados para controlar la trazabilidad de artículos.

O

Oferta de ventas: Propuesta comercial sin impacto contable/stock. Puede convertirse en pedido.

Orden de fabricación: Documento que inicia y controla la producción de un artículo ensamblado o fabricado.

P

Pedido abierto: Documento que define acuerdos con clientes o proveedores para entregas parciales en el tiempo.

Pedido de compra: Compromiso de compra con proveedor. Suele generar entrada de mercancías y factura.

Pedido de ventas: Compromiso de venta con cliente. Puede generar entrega y factura.

Periodo contable: Intervalo de fechas en el que se agrupan y registran las operaciones financieras.

Picking: Proceso de preparación de artículos en el almacén para su envío.

Plan de cuentas: Estructura jerárquica de cuentas contables usada para registrar asientos y generar informes.

Planificador de necesidades (MRP): Calcula la demanda futura de materiales para planificar compras y producción.

Precio especial: Condición específica de precio asignada a un cliente, artículo o combinación de ambos.

Precio neto: Precio final aplicado a un artículo después de descuentos y condiciones comerciales.

Producción: Gestiona listas de materiales (BOM), órdenes de fabricación y consumos de componentes.

Q

Query (Consulta): Consulta personalizada que permite extraer información del sistema según criterios definidos.

R

Recursos: Administra máquinas, operarios o capacidades necesarias en los procesos de producción.

Responsable de artículo: Usuario asignado como encargado de un artículo o grupo de productos.

Revalorización de inventario: Actualización manual del valor contable de un artículo en stock.

S

Saldo: Diferencia entre el debe y el haber en una cuenta contable o en la cuenta de un cliente/proveedor.

SDK (Software Development Kit): Kit de herramientas para desarrolladores que permite crear integraciones y Add-ons personalizados.

Series de numeración: Secuencias automáticas que definen cómo se numeran los documentos en SAP.

Service Layer: API RESTful avanzada, disponible en entornos HANA, que facilita integraciones externas.

Socio de negocios (BP): Entidad con la que se tiene una relación comercial: cliente, proveedor o lead.

Stock disponible: Cantidad real que puede venderse o usarse (stock físico menos unidades comprometidas).

T

Tabla de sistema: Estructura de datos nativa de SAP B1 que contiene información del sistema no editable.

Tablas definidas por el usuario (UDT): Estructuras personalizadas para guardar datos no incluidos en el estándar de SAP.

Términos de entrega: Condiciones acordadas para el envío de mercancías o prestación de servicios.

Transacción: Cualquier operación registrada en SAP B1 que genera un movimiento contable o logístico.

Transferencia de stock: Movimiento interno de artículos entre almacenes/ubicaciones sin compra/venta.

U

Unidades de medida: Forma en que se cuantifican los artículos (ej. unidades, litros, kilos…).

Usuarios y autorizaciones: Permisos por usuario/rol sobre menús, datos y operaciones sensibles.

V

Valoración de existencias: Método de coste (promedio, FIFO, estándar) que impacta en márgenes.

Vencimiento: Fecha en la que se debe realizar el pago o cobro de una operación financiera.

Vendedor (Empleado de ventas): Usuario asignado a oportunidades y documentos de ventas para análisis de rendimiento.

Validación de datos: Regla que limita los valores introducidos en un campo para asegurar consistencia y control.

W

Workflow: Flujo automatizado de tareas o decisiones definido dentro del sistema para seguir un proceso.